تواجه المنظماتُ بمختلفِ أنواعها أنماطا عدةً منْ مشكلات التخطيط، وأخصُ بالذكرِ تلكَ المشكلاتِ التي تحدثَ عندَ تنفيذِ الخططِ الاستراتيجيةِ والتشغيليةِ في المنظماتِ. وكثيرا ما تقف امامها المنظمات الناشئة عاجزة. وربما تجعلُ بعضَ المنظماتِ الناشئةِ تتبنى موقفا سلبياتٍ منْ التخطيطِ.
أسبابُ مشكلات التخطيط
وإذا أردنا أنْ نلخصَ أهمُ أسبابِ مشكلات التخطيط؛ فيمكنُ حصرها في:
1 . ضعفُ منهجيةِ التخطيطِ.
2 . عدمُ اعتمادِ التخطيطِ على بياناتِ ومعلوماتِ صحيحةٍ.
3 . البيئةُ الغامضةُ والمتقلبةُ.
4 . الكادرُ البشريُ غيرَ المواكبِ للخططِ.
منْ مشكلات التخطيط:
بالطبع يصعب حصر مشكلات التخطيط، لكن ومنْ واقعِ تجربتي كمستشارٍ في التخطيطِ الاستراتيجيِ للمنظماتِ، وقدْ أشرفتْ على أكثرَ منْ (20 خطةٍ استراتيجيةٍ)، وجدتُ أنَ هناكَ خمسَ مشكلاتٍ رئيسيةٍ، تواجهها أغلبَ المنظماتِ الناشئةِ في عمليةِ التخطيطِ، نوضحها فيما يلي أدناهُ :
1 . الظروفُ والبيئةُ المتقلبةُ
منْ المؤلمِ حقا أنْ تضعَ أهدافا وخططا لواقعِ ما؛ ثمَ ما تلبثُ فترةً حتى يتغيرَ الحالُ غيرُ الحالِ، والواقعُ غيرُ الواقعِ، فتجدُ منظمتكَ عاريةً عنْ كلِ أدواتها لمواجهةِ المستقبلِ. تعتبر هذهِ المشكلةِ الأولى؛ التي تواجهُ المنظماتُ، خصوصا في البيئةِ اليمنيةِ حيثُ المستوى الأمنيُ والسياسيُ والاقتصاديُ الهشُ، والتقلباتُ التي تحدثَ بالجملةِ، والحالُ ليسَ أحسنَ بكثيرٍ، في معظمِ دولنا العربيةِ، فحتى تلكَ الدولِ المستقرةِ لمْ تسلمْ منْ مطاردةِ شبحِ التضخمِ، والطفراتُ الاقتصاديةُ والتنافسيةُ العكسيةُ، كلُ ذلكَ يعقدُ عمليةَ التخطيطِ على المنظماتِ الناشئةِ ، وحتى على المنظماتِ الصغيرةِ والضعيفةِ . فما الحلُ؟ . . . الحلُ هوَ بتطبيقِ أداةٍ الفوكا برايمْ (VUCA Prime) وهوَ إحدى الأدواتِ لمواجهةِ عالمِ الفوكا ( VUCA World ) ، تمَ تطويرها منْ قبلُ بوبْ يوهانسْ مؤلفُ كتابٍ ( قادةُ المستقبلِ ) ، يمكنكَ الاطلاعُ على مختصرٍ الأداةِ في مقالٍ سابقٍ على مدونةٍ حضرمي . وعلى صعيدِ التخطيطِ؛ فإننا نوصي المنظماتُ في واقعٍ كهذا بعملِ خططِ طوارئَ، وخطط بديلةً بالاستنادِ لمنهجيةِ التخطيطِ بالسيناريو. اقرأْ عنْ منهجيةِ التخطيطِ بالسيناريو منْ هنا.
2 . مقاومةُ التغييرِ
تتضمنَ الخططُ غالبا قدرا معينا منْ التغييرِ، وكثيرَ منْ هذا التغييرِ لا يكونُ مرحبا بهِ؛ لدى بعضٍ ذوي النفوذِ والعاملينَ بالمنظمةِ. خصوصا أولئكَ الذينَ لمْ يشاركوا في إعدادِ الخطةِ واتخاذِ قرارِ التغييرِ . وبحسبَ TORBEN RICK فإنَ 70 % منْ محاولاتِ التغييرِ في المؤسساتِ يكونُ مصيرها الفشلُ ! ، وحواليْ 39 % منها يكونُ السببُ الرئيسيُ في فشلها مقاومةَ التغييرِ منْ قبلِ الموظفينَ . فما الحلُ؟ الحلُ المسبقُ يتمثلُ في إشراكِ الموظفينَ في إعدادِ الخططِ، واتخاذَ قراراتِ التغييرِ . كما يجبُ تمكينَ الموظفينَ منْ الأدواتِ والمهاراتِ الحديثةِ ، التي يعتمدُ التغييرُ عليها ، حتى لا يشعروا أنَ هدفَ التغييرِ إبعادهمْ أوْ تعجيزهمْ . كما لا ننسى أهميةُ توعيةِ فريقِ المنظمةِ بالخططِ عندَ بدايةِ إطلاقها ، والاستماعُ للاعتراضاتِ والاستفساراتِ والمشكلاتِ منْ وجهةِ نظرهمْ . حتى يتسنى وضعُ الحلولِ الاستباقيةِ لها.
3 . قياسُ مؤشراتِ الأداءِ الرئيسيةِ (KPI ‘ s )
وتحدثَ هذهِ المشكلةِ عندَ المنظماتِ الناشئةِ والمبتدئةِ في التخطيطِ، حيثُ يتمُ وضعَ مؤشراتٍ دونَ اتفاقٍ على تحديدِ طرقِ وأدواتِ القياسِ ومصادرِ معلوماتِ القياسِ. ومنْ واقعِ خبرتي أجدُ أنَ المؤشراتِ المرتبطةَ بالتغييرِ الإنسانيِ هيَ أكثرُ المؤشراتِ إرباكا في طريقةِ قياسها ، إذْ يتطلبُ قياسها وجودَ أدواتٍ للقياسِ ذاتَ صدقيةٍ ، يتمَ تطبيقها قبلَ التغييرِ المستهدفِ ، وبعدُ تطبيقِ الأنشطةِ التي يتوقعُ لها أنْ تحدثَ التغييرُ . والمخططَ الحاذقِ لا يضعُ مؤشراتٍ إلا بناءً على إدراكٍ واعٍ لمسارِ القياسِ.
4 . الأرقامُ غيرُ واقعيةٍ
يتفاجأَ البعضُ عندَ التقييمِ الأوليِ لمؤشراتِ الأداءِ الرئيسيةِ (KPI ‘ s ) بالانحرافِ الموجبِ أوْ السالبِ الكبيرِ ، مما يدلُ على أنَ الخططَ لمْ تبنَ على معلوماتٍ ميدانيةٍ صحيحةٍ . وهذا مقبولٌ الحدوثِ لدى المنظماتِ الناشئةِ، أوْ تلكَ التي تعملُ في بيئةٍ أوْ مجالٍ شديدٍ الغموضِ، حيثُ يصعبُ الحصولُ على معلوماتِ السوقِ بطرقِ دقيقةٍ. أنَ حلَ هذهِ المشكلةِ يتمُ في البناءِ على الأرقامِ المتاحةِ لدينا، ومعايرةُ مؤشراتنا عليها، خصوصا عندَ التقييمِ الأولِ للخطةِ.
5 . الخططُ المقيدةُ للعملِ
بعدٌ فترةٍ منْ السيرِ وفقَ الخطةِ ربما تشعرُ بعضَ المنظماتِ أنَ خططها الاستراتيجيةَ لا تنتمي إليها!، فتطرحُ الكثيرُ منْ التساؤلاتِ على نحوٍ: لماذا لمْ تساعدنا هذهِ الخططِ على تجاوزِ المنافسينَ؟!. أنها تحدٍ منْ نموِ منظمتنا وتقيدُ أنشطتنا!، لا نلمسُ أيُ تحسنٍ في مستوى المنظمةِ منذُ أنْ طبقنا هذهِ الخطةِ . . . ونحوها منْ التساؤلاتِ. وإذا لاحظنا أنَ سببَ هذهِ المشكلةِ؛ هوَ سوءُ التخطيطِ منْ حيثُ الأدواتُ والمنهجياتُ، أوْ لمْ يتمْ أخذُ الجانبِ الاستشرافيِ بعينِ الاعتبارِ عندَ وضعِ المؤشراتِ. والحلُ يتمثلُ في التقييمِ الدائمِ للخططِ، وعدمَ الخجلِ منْ توقيفِ الخطةِ قبلَ إكمالِ مدتها، أوْ استبدالها بأخرى، إذا وجدنا أنها لمْ تحدثْ فارقا كبيرا في واقعِ منظمتنا، فضلاً عنْ كونها تعرقلُ نموَ المنظمةِ أمام المنافسينَ.
وهناكَ العديدُ منْ المشكلاتِ أيضا غيرُ ما ذكرنا ويمكنُ تجاوزها كلها بالتركيزِ الواعي على رؤيةِ المنظمةِ ورسالتها. واختيار استشاري التخطيط ذو خبرة بالمنهجيات الحديثة وواقع ومجال عمل منظمتك، وتطوير منهجيات وأدواتِ التخطيطِ لتلائمَ طبيعةَ نشاطِكم.