الاجتماعات هي (لعنة) أصابت الحياة العملية الحديثة حسب رأي “مارتن ميرفي“، فهي برأيه تستهلك الوقت، ولا تتصدى لضروريات هذا العصر؛ المتمثل في الابتكار وسرعة الوصول إلى المستفيدين. لذا فنحن بحاجة ماسة لإعادة النظر في أساليبنا في إدارة الاجتماعات.
محتويات المقال
كم نقضي في الاجتماعات
تتفاوت الدراسات المتاحة حول إحصائيات الاجتماعات، ومدى هدرها للوقت، غير أنها في مجملها تشير لأرقام مخيفة، وغير متناسقة مع حجم العائد عليها.
وتشير بعض الاحصائيات إلى أن 31 ساعة شهريًا تضيع في اجتماعات غير منتجة، وأن 71% من العاملين الفنيين يشتكون من كثرة الاجتماعات، والأعجب منها أن التأخير وانتظار بدء الاجتماعات بلغت في المتوسط 10 دقائق و40 ثانية لكل اجتماع بمجموع سنوي 3 أيام وساعتين ?
كيف نتجنب الاجتماعات المضيعة للوقت؟
بالطبع ليست كل الاجتماعات منتجة، فهناك اجتماعات وجدت لتحقيق أهداف شخصية بعيدة عن العمل، واجتماعات لغرض اسقاط الواجب فقط، وغيرها.
كما إن هناك اجتماعات لا مفر منها، ويجد المرء منا نفسه مجبرا لحضورها وتجرعها، لكن إن كنت صاحب قرار في منظمتك بادر بالحفاظ على ساعات العمل من الهدر، وتعلم كيف يمكنك أن تجعل اجتماعاتكم مثمرة.
أما إن كان لديك الخيار للحضور وعدمه في أي اجتماع، فعليك التأكد من عدم وجود مؤشرات الفشل الآتية:
- لا يوجد هدف واضح للاجتماع.
- لا تدري ماهي الأجندة.
- سيحضر الاجتماع شخصية أو أكثر من ذوي الصوت (العالي) الذين تتحول مداخلاتهم الى خطب مطوله أو أولئك الذين لا يسمحون بمعارضة آرائهم.
- تعرف ضعف شخصية مدير الاجتماع وعدم قدرته على حسم القضايا.
وغيرها من المؤشرات والتي يتعلمها المرء بالخبرة، وبرأيي أن وجود أحدها سبب كافٍ لعدم حضورك لاجتماع غير إجباري، إلا إذا كنت تنوي أن تتسلى بإضاعة الوقت ? او تحظى بلحظات من النوم ? في الضوضاء.
اقرأ أيضا: الخطوات السبع لتحديد الاحتياجات التدريبية
الأساليب الحديثة للاجتماعات
لقد طورت العديد من الشركات أساليبًا حديثة للاجتماع، مثل أن ترسل بريدًا إلكترونيًا يتضمن دعوة الاجتماع مع تحديد الأجندة والمرفقات والفترة المحددة للاجتماع، قبل وقت كاف يسمح للمشارك بالاطلاع على المرفقات وإعمال التفكير في المحاور، والاستعداد بأفكار ومقترحات لكل محور.
وثبت بالتجربة أن الاجتماعات التي تعتمد هذا الأسلوب، أكثر نجاحًا من غيرها، إذ يأتي الفرد للاجتماع وقد اطلع على التقارير وحضّر في ذهنه أفكاره ومقترحاته لكل نقطة من نقاط الاجتماع، مما يوفر الكثير من وقت الاجتماع، وعلى مدير الاجتماع أن يضمن تكافؤ فرص الحديث بين المشاركين، ويمنع المقاطعات والاستطراد.
في فترة ما لاحظ الإداريون في شركة قوقل أن بعض اجتماعات فرق العمل يطول أكثر من اللازم، فطوروا أسلوبًا يقضي بأن يعقد فريق العمل اجتماعاتهم اليومية وهم واقفون، ليتم تقليل الوقت، ولمنع المقاطعات تم تحديد فترة دقيقتان ونصف فقط للمداخلات، مع تصميم مجسم قلم كبير يحمله المتحدث فقط، ولا يمكن لغير حامل القلم أن يتحدث إلا بأخذ دوره في حمل القلم .
أسباب فشل الاجتماعات
اعتقد جميعنا يعلم أسباب فشل الاجتماعات، وبإمكان كل واحد منا أن يحصي منها الكثير، وحتى أقف على أسباب الفشل الشائعة في واقعنا؛ توجهت بالسؤال لعدد من أصدقائي عبر شبكات التواصل الاجتماعي، الذين تنوعت مستويات الدراسية من الثانوية حتى الدكتوراه، ووظائفهم من رؤساء فرق تطوعيه ورياضية ورؤساء جمعيات ومنظمات وشركات خاصة وحكومية، (لهم جميعا الشكر والتقدير على الإفادة)، ونظرًا لكثرة الإجابات اقتصرت على الأسباب التي اتفق عليها اثنان فأكثر، ويمكن تلخيصها في الآتي:
- العشوائية في اختيار وقت الاجتماع دون مراعاة المشاركين.
- عدم وضع أهداف وأجندة الاجتماع وإشعار المشاركين بها مسبقا.
- عدم تحديد وقت بداية ونهاية للاجتماع، وإن وجد لا يتم الالتزام به.
- سيطرة المدير ومقربيه على مجريات الاجتماع وإسكات المعارضين.
- المكايدات والتكتلات بين المشاركين في الاجتماع.
- الاستطراد والاطالة في استعراض محضر الاجتماع السابق، وإطالة الحديث في بعض النقاط على حساب نقاط أخرى أهم.
- تبني آراء ومخرجات مسبقة من قبل مدير الاجتماع ومحاولة فرضها.
- المبالغة في وضع أهداف الاجتماع.
- عدم جدولة ومتابعة تنفيذ المخرجات.
لعلك لاحظت أن أكثر تلك الأسباب مفتاح حلها بيد مدير الاجتماع، لهذا لابد له من أن يطور مهاراته في إدارة للاجتماعات، وعلى السلطات الأعلى في المنظمة مراقبة أداء المديرين في اجتماعاتهم، وإعطاء التغذية الراجعة والتدريب اللازم لمن يحتاجه.
اقرأ أيضا: الإيكيغاي الياباني .. سر السعادة المهنية
أعتقد عزيزي القارئ أنني في غنى أن أذكر لك كيف يمكن أن تنجح اجتماعاتنا، بعد أن ذكرت لك أسباب الفشل، فمعالجتنا لكل سبب منها يعني تقدمنا خطوة نحو نجاح الاجتماع.
لا نختلف أبدًا في جدوى الاجتماعات الدورية وأهميتها في استمرارية الأعمال ومتابعة تطورها، ونحن نبحث عن أقصى استفادة ممكن أن تجنى من استثمارنا لوقت الاجتماع في تحقيق مخرجات وعائد أفضل.
برأيك هل توجد أسباب فشل محورية أخرى؟ اكتبها في التعليقات
