كيف نواجه كورونا الإداري؟ فقد ألقت أزمة وباء كورونا العالمية بظلالها على كافة مناحي الحياة، ومنها الأعمال والاقتصاد بدرجة رئيسية، ليس فقط على تلك الدول التي تأثرت بشكل مباشر بالوباء؛ بل يمتد طيف الأثر على أرجاء الأرض. وفي هذا محك حقيقي لمرونة الشركات والمنظمات، وقدرتها على إدارة تلك الأزمة في نطاق تخصصها.
لستُ معنيا بالحديث عن الشركات الكبرى، لكن أتحدث عن المنظمات الصغيرة والمشروعات الناشئة، وفي بيئة هشة في البنية التحتية كعالمنا العربي!.
محتويات المقال
منظماتنا في ظل ازمة الكورونا
وكما أشار الخبراء الاقتصاديون فإن هذه الأزمة ستقسم المنظمات قسمين :
- منظمات المستقبل:
وهي التي استطاعت أن تتعامل بشكل إيجابي مع الأزمة، وربما صنعت منها فرصة للتوسع والتطوير، أو أعاد بناء توجهاتها الاستراتيجية، وطرق وآليات عملها وأغلب هذه المنظمات تكون قد استعدت مسبقا لمثل هكذا ظروف فلم تتفاجأ. - منظمات الوضع الحرج:
تلك المنظمات التي تخبطت وعانت في ظل هذه الأزمة، وستبقى تعاني حتى تصرعها الظروف؛ أو تجد لها مخرجا للنهوض. - منظمات الماضي :
وهي المنظمات التي ليس لديها المرونة للتعامل مع الأزمة، ولم تكن مستعدة يوما لمثلها من الأزمات، فمن الطبيعي إن تندثر إن طالت هذه الأزمة – لا قدر الله – أو تترك الأزمة فيها كسرا يصعب جبره.
فكيف يمكننا مواجهة كورونا الإداري؟ ماهي الإجراءات الأولية للمواجه؟
إقرأ أيضا: قراءة في كتاب “ليطمئن قلبي” للشرقاوي
أولا: إنشاء وحدة إدارة الأزمة:
اذا كنت تقرأ هذا المقال ولازلت تداوم بمقر عملك؛ أو لم يعلن حتى اللحظة عن حالات كورونا بمنطقتك، لايعني ذلك انه من المبكر الحديث عن إنشاء وحدة خاصة لإدارة الأزمة!. فسرعة انتشار كورونا لا يمكن التنبؤ بها كما نعلم، فالوقت المناسب لإنشاء وحدة إدارة الازمة هو الآن.
ماذا يمكن أن تعمل وحدة إدارة الأزمة:
- مناقشة تأمين العاملين ومنسوبي المنظمة وعوائلهم ووقايتهم من كورونا وإمدادهم بالتوجيهات والأدوات اللازمة لذلك. والسبل المتاحة للتدخل في حالات الطوارئ.
- البحث في فكرة نقل بعض الأعمال بنظام العمل المنزلي عن بعد، فقد افاد تقرير لمعهد Gallup عام 2017 أن 43% من الموظفين الأمريكيين يعملون عن بعد، وآن الأوان لمنظمتك أن تبدأ التجربة، وتحدد ما هي الأعمال التي يمكن نقلها للعمل المنزلي.
- تأمين الأدوات والإمكانيات اللازمة للعمل عن بعد؛ من خطوط إنترنت بسرعات مناسبة، و أجهزة حاسوب وتطبيقات وبرمجيات.
- وضع خطة العمل عن بعد، وتحديد المهام المطلوب إنجازها، فقد يتناسب هذا الحال مع فكرة إعادة دراسة النظم واللوائح السارية بالمنظمة مثلا، أو مراجعة العمليات الإدارية، ومناقشة تطويرها، والمهم في هذا الجانب هو وضع مؤشرات أداء واضحة؛ لمراقبة سير العمل عن بعد.
- في تلك الحالات التي يصعب فيها العمل عن بعد، يمكن تكليف العاملين بمهام للتطوير الذاتي، مثل قراءة بعض التقارير والأبحاث في مجال تخصصهم، وتلخيصها.
- القيام بواجب الإسناد النفسي لمن يصاب -لا قدر الله- من زملاء العمل بالكورونا. وإشعار عائلته بوقوف زملاء العمل إلى جانبه، وتقديم كافة أشكال الدعم والإسناد المتاحة.
- كما لا تنسى أن الأصل هو الأخذ بالإجراءات الوقائية؛ من الحد من التجمعات والاختلاط والمصافحة، وتوفير المعقمات والقفازات وأدوات النظافة في مقر العمل، وإلزام العاملين باستخدامها.
- الحذر من تفشي الإشاعات والمعلومات المغلوطة، وأخذ المعلومات من المصادر الموثوقة؛ كموقع منظمة الصحة العالمية وبعض مواقع الحكومات التي تحرص على توفير المعلومات للجمهور. الإشاعة تثير الهلع والقلق وذلك يؤثر على القدرات المناعية للجسم.
إقرأ أيضا: الطماطم طريقك نحو التركيز والإنتاجية!
ثانياً: البحث عن أدوات وقنوات تواصل مناسبة:
في الأزمات تحتاج المنظمة إلى ترابط مجتمعها الداخلي، ومن الأهمية بمكان تحديد ماهي قنوات التواصل والخطوط الساخنة التي يمكن عبرها التواصل مع وحدة إدارة الأزمة، أو إدارة المنظمة، حتى في تلك الحالات الأكثر سوءا التي يتوقف فيها العمل بالمنظمة تماما بكل اشكاله؛ ينبغي ألا تتوقف العلاقات واستخدام وسائل الاتصال بين منسوبي منظمتك.
وفي حال اخترتم العمل عن بعد، اقترح عليكم بعض الأدوات والتي جربتها شخصيا وقدر راعيت في اختيارها سرعة الأداء وكونها لا تتطلب خط إنترنت فائق السرعة، ولا تحمل هم كونك في اليمن بعدها 🙂 :
إقرأ أيضا : كيف تختار بين البدائل لاتخاذ القرار؟
1.تطبيق Keep من قوقل :
اجمل ما في تطبيق KEEP سهولة استخدامه، فهو لا يحتاج كثير شرح، كما انه لا يحتاج لسرعة إنترنت عالية، ويمكن ببعض التعديلات اعتماده كأداة لإدارة فريق العمل عن بعد، فهو يدعم مشاركة المهام والملاحظات مع فريق العمل .
2.تطبيق Trello :
تطبيق Trello تطبيق لإدارة فرق العمل وفيه إمكانيات وخيارات عديدة تلائم احتياجات المنظمات الصغيرة والمتوسطة، فيمكن وضع المهام ومشاركتها، ومعرفة تعليقات وتعديلات الزملاء عليها، كما يمكن معرفة مستوى التقدم في إنجاز المهام وإرفاق الملفات، ويدعم التكامل مع عدد من برامج التخزين السحابي مثل Dropbox وغيره، يمكن الاطلاع على شرح مبسط له في الفيديو الآتي:
ويوجد بدائل أخرى له مثل Slack و Asana وإن كنت مهتما بمراقبة كيف يقضي الموظف وقت العمل عن بعد بل وتأخذ لقطة لشاشته في أوقات عشوائية استخدم تطبيق hubstaff. وتوجد بدائل أخرى كثيرة ابحث في التطبيقات المتاحة واختر ما يناسب طبيعة عملك.
إقرأ أيضا : قراءة في كتاب (جبلنا الجليدي يذوب) (Our Iceberg is Melting)
3.تطبيق zoom:
تطبيق Zoom يسمح لكم بعقد اجتماعات فريق العمل عن بعد، وفيه خصائص رائعة؛ مثل الشات ومشاركة الشاشة، وهو مرن مع اتصالات الإنترنت غير المستقرة.
4. تطبيق التخزين السحابي Mega :
لمشاركة الملفات عن بعد مع فريق عملك تحتاج تطبيق جيد للتخزين السحابي وقد رشحت لك تطبيق Mega لأنه يعطي مساحة 50 جيجا خلافا ل Dropbox الذي يعطيك 2 جيجا و Google Drive الذي لايتجاوز 15 ميقا في الغالب.
إقرأ أيضا : قبل أن يموت
ثالثا: فتش عن الفرص في ثنايا الأزمة:
يوجد في كل أزمة جانب إيجابي، يحتاج لمن يبصره ويقتنصه، وكما يقال فإن للقمر جانب مضيء دائما لا ينتهي وإنما يتحول من جهة لأخرى، فمن قائمة أفضل 100 شركة أمريكية لعام 2018 م توجد حوالي 20 شركة تأسست خلال الأزمة المالية العالمية الضاربة عام 2008 م.
الأمر يحتاج منك بعض الوقت للتشاور مع فريقك: ما هو الشيء الإيجابي في الأزمة؟ هل توجد فرص تجارية أو تسويقية لمنظمتك ومشروعك؟ ما الذي سيحتاجه الناس ويقبلون عليه في ظل هذه الأزمة؟ وماذا يمكن لمنظمتك أن تقدم في هذا الاطار؟.
و المؤشرات الأولية تشير إلى ازدهار خدمات التعلم عن بعد، والترفيه المنزلي من أفلام وألعاب وغيرها، وكذلك مجال الأدوات الطبية وأدوات التنظيف والتعقيم ..الخ.
وفي قطاع المنظمات الخيرية أتوقع أن يزدهر أيضا الجانب التوعوي وجوانب الدعم النفسي إضافة إلى المساعدات الطبية وتنظيم الفرق التطوعية.
وقبل ذلك كله وبعده نبتهل إلى الله تعالى أن يحسن عاقبتنا في الأمور كلها، ويقدر لنا الخير، ويجيرنا من البلاء والوباء . فليس لها من دون الله كاشفة.
يمكننا مساعدة مؤسستك على إختيار التطبيقات البرمجية والحلول المناسبة للعمل عن بعد .. تواصل معنا
المصادر:
- مصدر الصور.
- موقع منظمة الصحة العالمية
- دليل العمل عن بعد
- كورونا كإختبار لجاهزية المؤسسات
مقال جميل وشامل.. جدير بالاهتمام والانتشار شكرا لكم.
شكرا لك
جميل جدا على التوضيح واشكركم على المجهود
حياك الله ..